e-Fatura ve e-Arşivde Hangi Yazılımlar Bağlanmalı?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura'ya geçen bir işletmede fatura verisi üreten her yazılım aynı fatura akışına bağlanmalıdır: muhasebe programı ya da ERP, e-ticaret sitesi, pazaryeri hesapları, satış noktası sistemi ve varsa abonelik ya da teklif yazılımı. Bu bağlantı genellikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) izin verdiği bir özel entegratör ya da işletmenin kendi entegrasyonu üzerinden kurulur. Amaç, aynı satışın iki kez yazılmamasını, hiçbir faturanın elle aktarım sırasında kaybolmamasını ve alıcının türüne göre doğru belgenin otomatik seçilmesini sağlamaktır.

Bu yazıda iki belge türü arasındaki farkı, işletmenizde hangi sistemlerin fatura verisi ürettiğini ve elle aktarım yerine otomasyonun nasıl kurulacağını anlatıyoruz. Yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mükellefiyetinize ilişkin kararlar için mali müşavirinize danışmanızı öneririz.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

GİB'in e-Fatura Hakkında sayfasına göre e-Fatura, 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayata geçirilmiş ve 5 Mart 2010'dan bu yana uygulanan, veri formatı ve standardı GİB tarafından belirlenen elektronik bir belgedir. Satıcı ile alıcı arasındaki iletim, merkezi platform olan GİB üzerinden gerçekleşir.

e-Arşiv Fatura ise 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenmiştir. GİB'in e-Arşiv Hakkında sayfasındaki açıklamaya göre e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler, e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcılara faturayı e-Fatura olarak, kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara ise e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır.

Pratikte bu, her satışta sistemin şu soruyu yanıtlaması gerektiği anlamına gelir: alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı mı? Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura. GİB bu kontrol için e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesini yayımlar. Bu kontrolü her faturada elle yapmak hem zaman alır hem de hataya açıktır; doğru kurulmuş bir entegrasyon kararı otomatik verir.

Kimler geçmek zorunda?

Geçiş zorunluluğu ciro eşiği, sektör ve faaliyet türüne göre tebliğlerle belirlenir ve zaman içinde değişebilir. Örneğin GİB'in e-Arşiv sayfasında aracı hizmet sağlayıcılar, internet ortamında ilan yayınlayanlar ve internet reklamcılığı hizmet aracılarının e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmesi gerektiği belirtilir. Kendi durumunuz için güncel eşikleri ve geçiş takvimini GİB e-Belge sitesindeki duyurulardan ve mali müşavirinizden teyit etmeniz en güvenli yoldur.

İşletmenizde hangi sistemler fatura verisi üretir?

e-Fatura projelerinde en sık yapılan hata, yalnızca muhasebe programını düşünmektir. Oysa fatura verisi çoğu zaman satışın gerçekleştiği yerde doğar. Geçişten önce aşağıdaki sistemlerin hangilerinin sizde bulunduğunu listeleyin:

• Muhasebe programı veya ERP: Cari hesaplar, ürün kartları, vergi oranları ve fatura numaralandırması genellikle burada tutulur. Çoğu işletmede faturanın asıl kaydı bu sistemdir. Ayrıntılar için CRM ve ERP farkı yazımıza bakabilirsiniz.
• E-ticaret sitesi: Her sipariş bir faturaya dönüşür. Alıcıların büyük bölümü bireysel tüketici olduğundan bu kanalda e-Arşiv Fatura hacmi yüksektir.
• Pazaryeri hesapları: Pazaryerinden gelen siparişlerin faturası da sizin adınıza düzenlenir. Sipariş verisinin pazaryeri panelinden muhasebeye nasıl aktarıldığı netleştirilmelidir.
• Mağaza satış noktası: Fiziksel satışta kasa ve POS tarafı devreye girer. Fatura istenen satışların hangi sistemden kesileceği belirlenmelidir. Bu konunun ayrıntısını POS entegrasyonu yazımızda anlattık.
• Abonelik, rezervasyon veya teklif yazılımı: Hizmet işletmelerinde dönemsel faturalar ya da kabul edilen teklifler başka bir yazılımda başlayabilir.
• Toptan satış ve bayi siparişleri: E-postayla ya da tabloyla gelen siparişler, elle girildikleri sürece en çok hata üreten kaynaktır.

Bu listeyi çıkarmak, entegrasyon kapsamını belirlemenin ilk adımıdır. Listede yer alan her sistem için iki soru sorun: fatura verisi bu sistemde mi doğuyor ve bu veri bugün muhasebeye nasıl ulaşıyor?

GİB'e bağlanmanın yolları nelerdir?

GİB, e-Fatura yararlanma yöntemlerini üç başlıkta açıklar:

• e-Fatura Portalı: GİB'in sunduğu web arayüzü üzerinden faturaların tek tek düzenlendiği yöntemdir. Az sayıda fatura kesen işletmeler için uygundur, ancak diğer yazılımlarla otomatik bağlantı kurmaz.
• Özel entegrasyon: GİB'den izin almış bir özel entegratörün altyapısı kullanılır. GİB bu yöntemi faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükellefler için tanımlar. İzinli kurumlar GİB'in özel entegratörler listesinde yer alır.
• Entegrasyon: İşletme kendi bilgi işlem sistemini doğrudan GİB'in sistemine bağlar. Bu yöntem kesintisiz çalışacak bir altyapı ve teknik ekip gerektirir.

KOBİ'lerin büyük bölümü özel entegratör yöntemini tercih eder. Bu durumda yazılımlarınız GİB'e değil, entegratörün API hizmetine bağlanır. Asıl entegrasyon işi de burada başlar: muhasebe programınız, e-ticaret siteniz ve diğer kaynaklar faturayı entegratöre doğru biçimde ve tek seferde iletmelidir.

Elle aktarım yerine otomasyon nasıl kurulur?

Elle aktarım, siparişleri bir panelden indirip muhasebe programına tek tek girmek ya da faturayı portalda yeniden yazmak demektir. Sipariş sayısı arttıkça bu yöntem hem zaman kaybına hem de mükerrer veya eksik faturaya yol açar. Otomasyon için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Asıl kayıt sistemini seçin. Faturanın nerede oluşturulacağına karar verin. Çoğu durumda bu, muhasebe programı veya ERP'dir. Diğer sistemler faturayı kendileri kesmek yerine sipariş verisini bu sisteme gönderir.
2. Ana verileri eşleyin. Ürün kodları, vergi oranları, birimler ve cari hesap bilgileri tüm sistemlerde aynı anlamı taşımalıdır. E-ticaret sitesindeki ürün kodu muhasebedekiyle eşleşmiyorsa entegrasyon hatalı fatura üretir.
3. Alıcı türü kontrolünü otomatikleştirin. Sistem, alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığını entegratör üzerinden sorgulayıp belge türünü kendisi seçmelidir.
4. Tetikleyiciyi belirleyin. Faturanın siparişin onaylandığı anda mı, kargoya verildiğinde mi oluşacağını iş sürecinize göre tanımlayın. Bu tür olay temelli aktarımlar için genellikle webhook kullanılır.
5. İade ve iptal akışını tasarlayın. İade edilen bir siparişin muhasebede ve faturalamada nasıl işleneceği baştan yazılı hale getirilmelidir. Bu adım çoğu projede unutulur.
6. Hata bildirimlerini kurun. Entegratöre ulaşamayan ya da reddedilen bir fatura sessizce kaybolmamalı; sorumlu kişiye bildirim gitmelidir.
7. Deneme dönemi planlayın. Canlıya geçmeden önce farklı alıcı türleri, iade ve indirim senaryolarıyla test yapın ve sonuçları mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.

Bu adımları birbirine bağlayan katman, sistemler arası veri akışıdır. Tekrar eden aktarımların nasıl otomatikleştirildiğini otomasyon hizmetimiz sayfasında, fatura, stok ve cari tarafının tek sistemde toplanmasını ise ERP hizmetimiz sayfasında anlatıyoruz.

Hangi işletme hangi kurguyla başlamalı?

Doğru kurgu, fatura hacminize ve satış kanallarınızın sayısına bağlıdır. Aşağıdaki karar listesi bir başlangıç noktası sunar:

• Tek kanal, az sayıda fatura: Hizmet satan ve ayda sınırlı sayıda fatura kesen bir işletme için GİB portalı ya da muhasebe programının hazır entegratör bağlantısı yeterli olabilir.
• E-ticaret sitesi ve muhasebe programı: Siparişlerin muhasebeye otomatik aktarılması ve faturanın oradan entegratöre gönderilmesi önerilir. Böylece fatura numaralandırması tek yerde kalır.
• Site, pazaryeri ve mağaza birlikte: Üç kanalın sipariş verisi tek bir asıl kayıt sistemine akmalıdır. Bu ölçekte bir ERP ya da merkezi entegrasyon katmanı, kanal başına ayrı çözüm kurmaktan daha sürdürülebilir olur. Çok kanallı satış yapan işletmeler için yaklaşımımızı e-ticaret çözümleri sayfasında bulabilirsiniz.
• Bayi ve toptan satış: Bu tür satışlarda alıcıların önemli bir bölümü e-Fatura kayıtlı mükellef olabileceğinden, alıcı türü kontrolü ve cari hesap eşlemesi öncelikli konudur.

Geçiş öncesinde nelere dikkat edilmeli?

• Entegratör sözleşmesini okuyun. API erişimi, saklama hizmeti ve teknik destek koşullarının sözleşmede açıkça yer aldığından emin olun.
• Yazılımlarınızın desteğini kontrol edin. Kullandığınız e-ticaret altyapısının veya muhasebe programının seçtiğiniz entegratörle hazır bağlantısı olup olmadığını öğrenin. Yoksa bağlantının özel olarak geliştirilmesi gerekir.
• Tek bir sorumlu belirleyin. Fatura akışında bir sorun çıktığında hem muhasebe hem teknik tarafla konuşabilecek tek bir muhatap, sorunun çözüm süresini kısaltır.
• Belgeleri kayıt altına alın. Hangi sistemin hangi veriyi nereye gönderdiğini gösteren basit bir akış şeması, ileride yapılacak değişikliklerde ve denetimlerde işinizi kolaylaştırır.

Fatura akışınızın hangi sistemlere dokunduğunu birlikte haritalamak isterseniz mevcut yapınızı bize anlatın, entegrasyon kapsamını birlikte değerlendirelim.

Sık sorulan sorular

e-Arşiv Fatura'ya geçen bir işletme e-Fatura da kesmek zorunda mı?

GİB'in açıklamasına göre e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara faturayı e-Fatura olarak düzenler. Bu nedenle alıcınız kayıtlıysa belge türü e-Fatura olur.

Alıcının e-Fatura kayıtlı olup olmadığını nasıl anlarım?

GİB, e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesini yayımlar. Özel entegratörler de bu sorgulamayı kendi hizmetleri üzerinden sunar; doğru kurulmuş bir entegrasyonda kontrol her faturada otomatik yapılır.

E-ticaret sitem doğrudan GİB'e bağlanabilir mi?

Doğrudan entegrasyon mümkündür ancak kesintisiz çalışan bir altyapı ve teknik ekip gerektirir. Çoğu işletme, sitesini özel entegratöre ya da muhasebe programına bağlamayı tercih eder.

Mevcut muhasebe programımı değiştirmem gerekir mi?

Her zaman gerekmez. Programınızın entegratör bağlantısı ve diğer sistemlerden veri alabilme yeteneği varsa mevcut yapı korunabilir. Karar, satış kanallarınızın sayısına ve hacminize göre verilmelidir.