Ajans değiştirirken hesapları geri almanın yolu, devirden önce tüm dijital varlıkların bir listesini çıkarmak ve her birinde en yüksek yetkinin işletmenin kendi hesabında olduğunu doğrulamaktır. Alan adı, barındırma, Google Ads, Meta Business, Google Analytics, Search Console, sosyal medya hesapları ve kod depoları bu listenin temelidir. Sıra doğru planlanırsa reklamlar ve site yayında kalırken erişimler eski ajanstan yeni ekibe kesintisiz geçer.
Bu yazıda hangi hesapların işletmenin adına olması gerektiğini, devrin hangi sırayla yapılacağını ve yayınlar durmadan geçişin nasıl tamamlanacağını anlatıyoruz. Platformlara ilişkin adımları ilgili resmi yardım sayfalarına dayandırdık; arayüzler zaman içinde değişebileceği için işlem sırasında güncel yardım sayfasını açık tutmanızı öneririz.
Hangi hesaplar işletmenin adına olmalı?
Temel kural basittir: bir hesabın sahibi ajans ya da bir çalışanın kişisel e-postası değil, işletmenin kendisi olmalıdır. Ajans bu hesaplara kendi kullanıcısıyla, sizin verdiğiniz yetkiyle erişir. Aşağıdaki liste, devirden önce kontrol etmeniz gereken varlıkları özetler:
- Alan adı: Kayıt firmasındaki hesapta alan adı sahibi (registrant) olarak işletmenizin unvanı ve kurumsal e-posta adresiniz görünmelidir.
- Barındırma ve DNS: Sunucu ya da barındırma hizmetinin faturası ve yönetim paneli işletme adına olmalı, DNS kayıtlarını kimin yönettiği bilinmelidir.
- Kurumsal e-posta: E-posta hizmetinin yönetici hesabı işletmede olmalıdır. Diğer tüm hesapların kurtarma e-postaları buraya bağlı olduğu için bu madde kritik önemdedir.
- Google Ads: İşletmenin kendi Google hesabı, reklam hesabında en yüksek erişim düzeyine sahip olmalıdır.
- Meta Business: Facebook sayfası, Instagram hesabı, reklam hesabı ve piksel işletmenin kendi business portfolio'sunda yer almalıdır.
- Google Analytics ve Search Console: Ölçüm ve arama verileri işletmenin hesabında tutulmalıdır.
- Google İşletme Profili: Haritalarda görünen işletme profilinin birincil sahibi işletmenin hesabı olmalıdır. Google, birincil sahipliğin mevcut bir sahibe veya yöneticiye nasıl aktarılacağını İşletme Profili yardım sayfasında anlatır.
- Sosyal medya hesapları: Giriş e-postası ve telefon numarası işletmeye ait olmalı, iki adımlı doğrulama işletmenin kontrolündeki bir cihaza bağlanmalıdır.
- Kod deposu ve tasarım dosyaları: Sitenin ya da uygulamanın kaynak kodu ve kullanım hakları sözleşmede açıkça tanımlanmalı, depo mümkünse işletmenin hesabında bulunmalıdır.
Bu konuların bir kısmını, site yaptırma aşamasında dikkat edilmesi gerekenleri anlattığımız web sitesi yaptırırken dikkat edilmesi gerekenler yazımızda da ele aldık.
Platform bazında sahiplik nasıl doğrulanır?
Alan adı
Alan adının kimin adına kayıtlı olduğunu kayıt firmasının panelinden görebilirsiniz. Alan adını başka bir kayıt firmasına taşımak gerekirse transfer kodu (Auth-Code) kullanılır. ICANN'in alan adı sahiplerine yönelik açıklamasına göre bu kod, alan adı sahibini tanımlamaya ve yetkisiz transferleri önlemeye yarar; kayıt firması kodu talepten itibaren beş takvim günü içinde sağlamak zorundadır. Bu kural ICANN'e bağlı uzantılar için geçerlidir; .tr gibi ülke uzantılarında süreç farklılık gösterebileceğinden kayıt firmanızdan bilgi alın.
Google Ads
Google Ads'te beş erişim düzeyi bulunur: Yalnızca e-posta, Faturalandırma, Salt okuma, Standart ve Yönetici. Kullanıcı ekleme, erişim düzeylerini değiştirme ve yönetici hesabı bağlantısını kaldırma gibi işlemleri yalnızca Yönetici erişimine sahip kullanıcılar yapabilir. Ajansların kullandığı yönetici hesabı (MCC) reklam hesabının sahipliğine sahipse, o yönetici hesabının yetkilileri kullanıcı erişimini de düzenleyebilir. Bu nedenle işletmenin kendi Google hesabının reklam hesabında Yönetici erişimine sahip olduğundan emin olmak, devrin ilk adımıdır.
Meta Business
Meta'da varlıklar bir business portfolio içinde yönetilir. Meta'nın yardım sayfalarına göre portfolio'ya kişi eklemek ve iş ortaklarına varlık erişimi vermek için portfolio üzerinde tam kontrol yetkisi gerekir. İş ortağına bir varlık üzerinde tam kontrol verilse bile ortak bu varlığı başka bir işletmeyle paylaşamaz. Doğru yapı şudur: sayfa, Instagram hesabı ve reklam hesabı sizin portfolio'nuzda durur, ajans iş ortağı olarak eklenir.
Google Analytics
Google Analytics'te kullanıcı eklemek veya değiştirmek için hesap ya da mülk düzeyinde Yönetici rolü gerekir; kullanıcılar yalnızca hesap düzeyinde silinebilir. Güvenlik önlemi olarak Yönetici rolüne sahip son kullanıcı kendini silemez. Hesap düzeyindeki Yönetici rolünün işletmenin kendi hesabında olması, ölçüm verisinin sürekliliği için şarttır.
Search Console
Search Console'da iki tür sahip bulunur. Doğrulanmış sahip, sahipliği sitedeki bir doğrulama jetonuyla (siteye yüklenen bir HTML dosyası veya etiket gibi) kanıtlamış kişidir; yetki verilmiş sahip ise jeton kullanmadan bir sahip tarafından eklenmiş kişidir. Doğrulanmış bir sahibi kaldırmak için o kişinin jetonunun siteden kaldırılması gerekir. Bu nedenle önce kendi hesabınızla doğrulama yapmanız, ardından eski ajansın jetonunu kaldırmanız gerekir.
Kod deposu
Kod GitHub'da tutuluyorsa depo, işletmenin organizasyon hesabına transfer edilebilir. GitHub'ın açıklamasına göre transfer sonrasında eski depo adresine giden bağlantılar yeni konuma yönlendirilir, ancak depoya bağlı GitHub Pages siteleri yönlendirilmez. Diğer kod barındırma hizmetlerinde de benzer bir transfer seçeneği bulunur.
Devir sırası nasıl planlanır?
Sıra önemlidir. Erişimleri yanlış sırayla kaldırmak, hesaba kimsenin yönetici olarak giremediği bir duruma yol açabilir. Aşağıdaki adımlar bu riski en aza indirir:
- Envanter çıkarın. Yukarıdaki listedeki her varlık için hesabın adı, kimin adına kayıtlı olduğu, kimlerin hangi yetkiyle eriştiği ve faturanın kime kesildiği bir tabloda toplanır.
- Kurumsal e-postayı güvenceye alın. E-posta yönetimi işletmede değilse önce bu düzeltilir, çünkü diğer hesapların kurtarma adresi genellikle buradadır.
- Kendi yetkinizi ekleyin. Her platformda işletmenin hesabına en yüksek yetki verilir ve bu yetkiyle giriş yapılabildiği test edilir.
- Yeni ekibi ekleyin. Yeni ajans ya da ekip, işletmenin verdiği yetkiyle hesaplara eklenir. Bu aşamada eski ve yeni ekip kısa bir süre birlikte erişime sahip olur.
- Bilgi ve dosya teslimini alın. Kampanya notları, kitle tanımları, içerik takvimi, tasarım kaynak dosyaları, sunucu yedekleri ve şifre kasası kayıtları teslim alınır.
- Eski erişimleri kaldırın. Yeni yapı çalıştıktan sonra eski ajansın kullanıcıları ve yönetici hesabı bağlantıları kaldırılır, paylaşılan şifreler değiştirilir.
- Kayıt altına alın. Son durum, kimin hangi hesapta hangi yetkiye sahip olduğunu gösteren güncel bir listeyle belgelenir.
Yayınlar durmadan geçiş nasıl yapılır?
Geçişte en büyük risk, reklamların durması, sitenin erişilemez hale gelmesi ya da ölçümün kopmasıdır. Bunu önlemek için şu ilkeleri öneriyoruz:
- Kampanyaları yerinde devralın. Reklam hesabını yeniden kurmak yerine mevcut hesap korunur. Böylece kampanya geçmişi ve dönüşüm takibi verisi kaybolmaz.
- DNS değişikliklerini planlı yapın. Site veya e-posta başka bir sunucuya taşınacaksa, değişiklik trafiğin düşük olduğu bir zamana planlanır ve öncesinde tam yedek alınır.
- Ölçüm etiketlerini koruyun. Analytics, reklam dönüşüm etiketleri ve Meta pikseli, geçiş sırasında kaldırılmaz; önce yeni yapının veriyi doğru topladığı doğrulanır.
- Ödeme yöntemlerini kontrol edin. Reklam hesaplarındaki ödeme yöntemi ajansa aitse, işletmenin kendi ödeme yöntemine geçiş yapılmadan eski yöntem kaldırılmamalıdır.
- Erişimleri geçiş sonrasında yeniden kontrol edin. Devirden birkaç hafta sonra tüm platformlarda kullanıcı listeleri bir kez daha gözden geçirilir. Unutulan bir eski kullanıcı ya da paylaşılmış bir şifre, ileride güvenlik açığına dönüşebilir.
- Sözleşme bitiş tarihini netleştirin. Eski ajansla erişimlerin hangi tarihe kadar açık kalacağı ve teslim edilecek dosyalar yazılı hale getirilir.
CXDEM devralma sürecini nasıl yürütür?
CXDEM'de devralma, çalışma modelimizin ilk adımıdır. Keşif aşamasında işletmenizi, mevcut kanallarınızı ve hedeflerinizi dinleriz. Kurulum aşamasında hesapları, altyapıyı ve entegrasyonları devralır, eksikleri tamamlar ve ölçümü baştan doğru kurarız. Bu süreçte hesapların sahipliği işletmenizde kalır; ekibimiz hesaplara sizin verdiğiniz yetkiyle erişir. Çalışan kampanyaları durdurmadan devralır, gereken düzenlemeleri planlı şekilde yaparız.
Reklam, sosyal medya, site ve barındırma aynı ekipte yürüdüğü için devir listesi tek bir muhatapla yönetilir. Ekibimizi ve çalışma biçimimizi hakkımızda sayfasında, devralma kapsamına göre seçebileceğiniz hizmet setlerini ise paketler sayfasında bulabilirsiniz. Reklam hesabı devralma ayrıntıları için reklam yönetimi hizmetimize, ajans ile serbest çalışan arasındaki farklar için sosyal medya ajansı mı, freelancer mı yazımıza göz atabilirsiniz.
Ajans değişikliğini planlıyorsanız mevcut hesaplarınızı bize anlatın, devir listesini birlikte çıkaralım.
Sık sorulan sorular
Ajans hesapları vermek istemezse ne yapabilirim?
Önce sözleşmenizdeki hesap ve fikri mülkiyet maddelerini kontrol edin. Platformların hesap kurtarma süreçleri de bulunur; ancak uyuşmazlık söz konusuysa bir hukuk danışmanından destek almanızı öneririz.
Reklam hesabını yeniden açmak daha kolay olmaz mı?
Yeni hesap açmak mümkündür, ancak kampanya geçmişi ve dönüşüm verisi yeni hesaba taşınmaz. Mevcut hesabın devralınması çoğu durumda daha sağlıklıdır.
Geçiş sırasında reklamlarım durur mu?
Doğru sırayla yapılan bir devirde durması gerekmez. Yeni ekip eklenip yapı doğrulandıktan sonra eski erişimler kaldırılır.
Alan adım ajansın adına kayıtlıysa ne olur?
Kayıt firması aracılığıyla alan adı sahipliğinin işletmenize devredilmesi gerekir. Bu işlem için ajansın onayı ve kayıt firmasının kuralları belirleyicidir.
